Jiří Filipas Komercinis pranešimas: Dabartinė smulkaus verslo valdymo sistemų pasiūla rinkoje išties plati. Tuo pačiu metu tinkamos programinės įrangos pasirinkimas yra tikrai svarbus sprendimas. Juk nenorite per kelias savaites sužinoti, kad pasirinkote netinkamai, pereiti prie kitos programos ir nuo pat pradžių apmokyti visą komandą. Taigi, kaip naršyti perpildytoje rinkoje ir pasirinkti programinę įrangą, kuri augs kartu su jumis, neatsilikdama nuo naujausių tendencijų?
Peržiūrėkite mūsų patarimus, kaip išsirinkti geriausią sistemą jūsų verslui ir kokius reikalavimus turėtų atitikti informacinė programinė įranga.
Kodėl verta naudoti smulkaus verslo valdymo sistemą?
Yra daug priežasčių, kodėl verslas turėtų naudoti įmonės programinę įrangą. Ne tik didelėms įmonėms, kur savaime suprantamas dalykas yra išlaikyti organizaciją visoje įmonėje ir visose komandose. Bet ir mažoms įmonėms, kur toks verslo valdymo įrankis gali būti galingas įrankis tobulinant įmonės procesus. Tai lemia įmonės konkurencingumo ir sėkmės didėjimą ilgalaikėje perspektyvoje.
Galbūt esate tokioje situacijoje, kai jūsų įmonė jau naudoja kai kuriuos įrankius... vieną sąskaitoms faktūroms išrašyti, vieną bendravimui, pinigų srautus tvarkote Excel programoje, kitoje Excel turite klientų sąrašą, kalendorių, ataskaitas ir visa kita popieriuje. . Jei šis sprendimas jums atrodo šiek tiek chaotiškas, ieškokite išsamesnės sistemos, kuri vienoje vietoje patenkintų daugumą jūsų verslo valdymo poreikių.
Pagrindinės priežastys, kodėl net ir mažos įmonės turėtų diegti įmonės valdymo sistemą:
- Efektyvumo ir našumo gerinimas: Veiksmingas įmonės informacinė sistema leidžia automatizuoti procesus, sumažinti klaidų skaičių rankinio duomenų įvedimo ar kopijavimo metu ir žymiai sutaupyti laiko. Tai padidina darbuotojų efektyvumą ir produktyvumą bei padidina įmonės veiklą.
- Geresnis laiko valdymas: Verslo valdymo sistema leidžia lengviau planuoti ir organizuoti laiką, užduotis ir projektus, todėl darbuotojai gali daugiau dėmesio skirti darbui ir sumažinti stresą.
- Efektyvesnis dalijimasis informacija ir valdymas: Valdymo informacinė sistema padeda valdyti duomenis ir informaciją bei leidžia geriau pasiekti ir dalytis duomenimis tarp skirtingų padalinių ir darbuotojų. Dėl to pagerėja darbuotojų bendradarbiavimas, o visi svarbūs dokumentai yra vienoje vietoje, tai reiškia, kad nebereikia įnirtingai ieškoti dokumentų.
- Tikslesnis ir greitesnis sprendimų priėmimas: Įmonės valdymo sistema realiu laiku pateikia informaciją apie įmonės projektų ir veiklos būklę, įgalina greičiau ir geriau priimti sprendimus.
- Kainos sumažinimas:Smulkaus verslo informacinė sistema leidžia geriau planuoti ir kontroliuoti pajamas bei išlaidas bei padeda nustatyti sritis, kuriose galima sumažinti išlaidas.
Kokių funkcijų ieškoti įmonės valdymo sistemoje?
Automatika
Verslo valdymo sistema turėtų leisti automatizuoti pasikartojančius procesus arba nesudėtingą veiklą, kad būtų kuo mažiau klaidų ir laiko švaistymas atliekant pasikartojančias užduotis. Automatika gali apima, pavyzdžiui, pasikartojančią sąskaitų faktūrų išrašymą, mokėjimo priminimus, automatinį el. laiškų siuntimą, ataskaitų generavimą arba kurti užduotis ar projektus iš šablonų. Tokiu būdu galima sumažinti naštą darbuotojams, sumažinti klaidų skaičių ir pagerinti darbo efektyvumą.
Duomenų saugykla debesyje
Duomenų saugyklos debesyje naudojimas leidžia lengviau ir saugiau dalytis duomenimis įmonės viduje, viskas aiškiai vienoje vietoje. Tai taip pat leidžia pasiekti duomenis iš bet kurios vietos ir bet kuriuo metu, o tai padidina darbo efektyvumą ir leidžia greitai keistis informacija. Duomenų saugojimą debesyje taip pat įvertins visos įmonės, kuriose komandos nariai dirba, pavyzdžiui, iš namų biuro.
Užduočių valdymas
Verslo valdymo programinė įranga turėtų leisti lengvai sekti ir valdyti užduotis bei jų terminus. Tai gali apimti, pavyzdžiui, užduočių planavimą ir priskyrimą, užduoties atlikimo būsenos stebėjimą ir priminimą apie laukiančias užduotis. Dėl to komandos nariai gali efektyviau paskirstyti darbus, stebėti savo darbo krūvį ir laiku atlikti visas pavestas užduotis.
Projektų valdymas
Įmonės valdymo sistema turėtų sudaryti sąlygas efektyviam projektų valdymui, įskaitant planavimą, koordinavimą ir projekto eigos stebėjimą. Tai apima, pavyzdžiui, biudžeto planavimą, projektų efektyvumą ir pelningumą. Tokia sistema leidžia įmonei geriau valdyti savo projektus ir pasiekti geresnių rezultatų bei pelno.
Idealiu atveju pasirinktas įrankis turėtų pasiūlyti kelias grafinio projektų vaizdavimo parinktis, pvz., Kanban lentas, Ganto diagramas arba lentelių apžvalgas, kad būtų galima aiškiai vizualizuoti projektus, biudžetus, užduočių priskyrimą, būseną ir eigą.
CRM
Verslo programinė įranga taip pat turėtų apimti ryšių su klientais valdymo (CRM) įrankius. Tai leidžia įmonei efektyviau bendrauti su klientais ir geriau valdyti jų poreikius.
Jei sistema leidžia suderinti CRM su kitais procesais, tokiais kaip projektų valdymas, sąskaitų faktūrų išrašymas, sutarčių valdymas ar pinigų srautų planavimas, vienoje verslo valdymo platformoje, galite matyti savo klientus 360° kampu.
Darbuotojų darbo krūvio valdymas
Darbuotojų darbo krūvio valdymo funkcija padės efektyviau paskirstyti darbus tarp atskirų komandos narių ir taip pasiekti jiems optimalų darbo krūvį. Įmonės informacinė sistema turėtų leisti planuoti laiką ir užduotis taip, kad jos būtų paskirstytos teisingai, o darbuotojai būtų tinkamai apkrauti pagal savo gebėjimus ir darbo rezultatus. Tuo pačiu tai turėtų būti sistema gali stebėti apkrovą ir, jei reikia, pasiūlyti tinkamą sprendimą, pavyzdžiui, perskirstant užduotis ar padidinant darbuotojų skaičių tam tikroje komandoje. Tai leis padidinti produktyvumą ir darbuotojų pasitenkinimą, kuris prisideda prie ilgalaikės įmonės sėkmės.
Patarimai, kaip pasirinkti geriausią programinę įrangą mažoms įmonėms
Renkantis smulkaus verslo programinę įrangą, svarbu nustatyti savo poreikius ir atsižvelgti į biudžetą.
Taip pat atsižvelkite į programinės įrangos diegimo ir naudojimo paprastumą, galimybę integruotis su kitomis sistemomis ir programine įranga, mobiliąja programa ir funkcijų sudėtingumą.
1. Nustatykite savo poreikius:
Prieš pradėdami ieškoti tinkamos programinės įrangos, apsvarstykite, kokių funkcijų ir funkcijų reikia norint valdyti savo verslą.
Nepamirškite, kad kai kuri programinė įranga siūlo specializuotas funkcijas tam tikroms pramonės šakoms, o kitos yra universalios ir gali būti pritaikytos skirtingų pramonės šakų poreikiams.
2. Lengva įdiegti ir naudoti programinę įrangą:
Apsvarstykite, kaip greitai galite įdiegti naują programinę įrangą savo versle ir kaip paprasta ja naudotis.
Suradę programinę įrangą su intuityvia sąsaja ir paprasta sąranka, galite sutaupyti laiko ir sumažinti darbuotojų mokymą. Idealiu atveju programinė įranga turi internetinius vadovėlius ir mokomuosius vaizdo įrašus, kurie padės jums mokytis, arba siūlo konsultacijas, kuriose galite pasikonsultuoti dėl sistemos diegimo jūsų įmonėje.
3. Sprendimai su finansų valdymo funkcionalumu:
Pažangesnis programinės įrangos sprendimas su finansų valdymo funkcijomis gali padėti mažoms įmonėms stebėti ir valdyti finansines operacijas. Tai suteiks jums pajamų ir išlaidų apžvalgą dabartiniu laiku ir artimiausioje ateityje arba biudžetų vykdymą. Galite numatyti ateinančių mėnesių pinigų srautų raidą, projektų pelningumą ir silpnąsias vietas, kur be reikalo nuteka pinigai įmonėje.
4. Integravimo su kitomis sistemomis ir programine įranga galimybė:
Apsvarstykite, kokią kitą programinę įrangą naudojate ir ar naujoji programinė įranga yra suderinama ir gali būti lengvai integruota su kitomis sistemomis. Todėl svarbiausia yra prieinama programuojama sąsaja (API). „Make“ taip pat yra populiari integravimo platforma, leidžianti išplėsti integravimą ir automatizavimą.
Jei ieškote programinės įrangos su duomenų importo ir eksportavimo funkcijomis, jūsų darbas gali būti lengvesnis ir neautomatinis duomenų įvedimas.
5. Apsvarstykite savo biudžetą:
Rinkdamiesi programinę įrangą atsižvelkite į savo biudžetą ir stenkitės rasti sprendimą, atitinkantį jūsų poreikius ir įperkamą jūsų verslui.
Būkite atsargūs lygindami kainas ir pagalvokite, ar papildomos funkcijos vertos didesnės kainos. Nemokama bandomoji versija turėtų būti savaime suprantamas dalykas.
6. Mobilioji programa apima:
Mobilioji verslo valdymo sistemos versija leidžia jums ir jūsų darbuotojams palaikyti ryšį ir reaguoti kelyje, nepaisant dabartinės vietos ir įrangos. Tai ypač svarbu, kai reikia valdyti hibridines ir nuotolines komandas ir veiklą.
Atminkite, kad mobiliąja programa turi būti paprasta naudotis ir ji turi būti prieinama įvairiose operacinėse sistemose.
7. Išsamios ataskaitų teikimo funkcijos:
Programinės įrangos sprendimas su visapusiškomis ataskaitų teikimo funkcijomis gali padėti mažoms įmonėms stebėti ir analizuoti jūsų verslo veiklą, stebėti jūsų veiklos, projektų ir kampanijų efektyvumą, kad galėtumėte lanksčiai reaguoti į susidariusias situacijas.
Idealiu atveju jūsų įmonės programinė įranga suteiks vertingų įžvalgų apie jūsų finansinius rezultatus, projektų ir užduočių eiga, darbuotojų pajėgumai ir panaudojimas ir daug daugiau. Be to, pažangus sprendimas leidžia kurti savo grafines ataskaitas ir nustatyti įvairius duomenų kaupimo ir rūšiavimo kriterijus.
8. Komponentų ryšio funkcija:
Ieškant programinės įrangos su komunikacijos funkcijomis, pvz., pokalbių įrankiais ar failų bendrinimu, įmonės gali efektyviai valdyti vidinius ryšius.
Be to, norint lengvai bendradarbiauti su komanda, ieškant programinės įrangos, kuri gali būti integruota su kitais komunikacijos įrankiais, pvz., vaizdo skambučiais.
Jau pasirinkote?
Kaip smulkaus verslo savininkai, turime daug ką spręsti ir dažnai nelengva viską suderinti. Tinkamas programinės įrangos sprendimas jūsų verslui valdyti gali suteikti jums didelį pranašumą prieš konkurentus. Staiga gausite apžvalgą – užsakymus ir užduotis bei jų terminus, klientus ir bendravimą su jais, pinigų srautus ir atskirų komandos narių darbo krūvį. Sutaupysite daug laiko, praleisto atliekant pasikartojančias užduotis su maža pridėtine verte. Vietoj to galite sutelkti savo energiją į naujoves ir sprendimus, kurie skatina jūsų verslą.
Autorius: Caflou – Viskas viename valdymo sistema mažoms ir vidutinėms įmonėms
Caflou padės efektyviai valdyti visą įmonę ir jos finansus. Tai leis stebėti pinigų srautus ir numatyti jo tolesnę raidą. Atsikratysite įprastų darbų, sumažinsite klaidų skaičių, pagerinsite komandinį darbą ir padidinsite įmonės veiklą. Viskas vienoje vietoje. Iš bet kur ir už prieinamą kainą.
